Se sua empresa busca uma gestão operacional mais eficiente, aperfeiçoar a organização e a qualidade das etapas do processo são ações essenciais para esse objetivo. É preciso ter as melhores ferramentas de organização.
Por mais óbvia que seja essa afirmação, pequenas empresas encontram dificuldades para adotar esse tipo de processo. Muitas vezes por falta de investimento ou competência técnica.
Independente do motivo, é possível tornar a linha de produção em uma fábrica, por exemplo, ou em qualquer tipo de negócio mais eficaz, organizar as rotinas de manutenção preventiva, além de ter suporte para automatização de processos.
Conforme a tecnologia evolui, os fluxos de trabalho ganharam uma nova dinâmica. Preparamos 5 dicas para você entender como implementar as ferramentas certas para o seu tipo de negócio sem muita complicação. Boa leitura!
1. Modelagem de processos
O primeiro passo para adotar um novo sistema, é mapear todas as operações em andamento da empresa. Isso ajuda no processo de transição, além de amenizar o impacto da utilização da nova ferramenta.
Para construir um bom mapeamento, é importante tomar algumas providências: identificar todas as entradas e saídas, dos recursos utilizados e das atividades envolvidas nas rotinas e criar um documento com essas informações.
Tendo em mãos essa lista, o processo fica mais fácil e detalhado, o que aumenta as chances de sucesso na implementação.
O uso de metodologias, como Lean Manufacturing, para modelagem e gestão de negócios, assim como definição de um sistema padrão e ferramentas específicas, são essenciais nessa etapa.
2. Escolher a ferramenta certa para todos os processos da empresa
A cultura da empresa precisa estar alinhada no momento da adoção de novas ferramentas. A tecnologia por trás desses sistemas impacta diretamente nas rotinas de trabalho de todas as áreas envolvidas. Nesse caso, é fundamental ter certeza quanto ao que pode ou não ser modificado.
Para escolher as melhores ferramentas, é recomendável que tudo seja feito com muito critério para garantir a estabilidade das atividades que já funcionam bem.
Afinal, para realizar a gestão das mudanças organizacionais, todas as partes envolvidas (equipes e colaboradores) terão seu próprio tempo para mudanças e um bom gestor precisa respeitar esse processo.
3. Envolver a equipe antes das mudanças
No tópico anterior, falamos do tempo em que cada um terá para absorver as mudanças. Ter essa ideia em mente é muito importante, pois todos os times de uma organização devem ser levados em consideração antes de grandes decisões, mas, principalmente, quando for implementar novos sistemas e rotinas de trabalho.
Aqui, o objetivo é fazer com que os funcionários apoiem a ideia, não crie resistência. Ao integrar esse processo desde o início, é possível que de alguma forma eles também sejam responsáveis por ele e, como resultado, tenderão a apoiá-lo em vez de destruí-lo.
Para que tudo dê certo, os colaboradores envolvidos na mudança precisam ser ouvidos e suas dúvidas esclarecidas ao máximo. Uma forma de fazer isso é implementando a cultura de feedback nas reuniões individuais e gerais da empresa.
4. Planejar e acompanhar a implantação
Para iniciar qualquer etapa, independente se for uma nova rotina ou a aquisição de novas ferramentas, é fundamental acompanhar e controlar o que deve ser feito do início ao fim, e tudo precisa estar documentado.
Seguindo todas as etapas do planejamento, previamente estabelecido, os gestores responsáveis devem ter o máximo de dedicação e responsabilidade possível, validando cada passo do processo e ajudando na sua homologação.
Ao se programarem para realizar o planejamento eficiente, a probabilidade de que o novo sistema ofereça bons resultados aumenta.
6. Melhoria contínua
Por fim, para uma melhora contínua dos processos, é preciso fazer os ajustes necessários. Para saber a hora certa de realizar essa etapa utilize os resultados apresentados pelos indicadores de desempenho da empresa.
O objetivo é promover a melhoria contínua dos processos. Assim, todos os processos que mostrarem que não atingiram os objetivos desejados devem ser reavaliados, em busca de oportunidades de melhoria.
Implementar novas ferramentas: passo a passo
Após verificar as necessidades da empresa e entender o impacto que isso pode causar para as atividades internas, fica mais fácil adotar o passo a passo para implementar novas ferramentas. Veja a seguir como isso funciona:
1 — Defina seus objetivos quanto às ferramentas de organização
Sempre que optamos por implementar algo novo, é preciso primeiro estabelecer os objetivos que se busca com ela. Seja para aprimorar processos existentes ou criar procedimentos, a construção de um bom planejamento pode ajudar.
Assim, com metas bem definidas, fica mais fácil definir o caminho a ser seguido para atingi-las.
2 — Defina a tecnologia das ferramentas de organização que será utilizada
A escolha de qual tecnologia será implementada deve ser feita junto com o planejamento e a construção de objetivos. Em algumas situações, esse ponto exige a montagem de uma equipe interna, que ficará incumbida pela definição da solução que será utilizada.
A solução pode ser um sistema de gestão empresarial, um método de desenvolvimento de produtos, um planejamento e controle de produção ou até mesmo o uso de novas ferramentas de automação de escritório, como a solução ERP.
3 — Faça uma ampla divulgação das ferramentas de organização
Uma vez selecionada uma nova tecnologia, o próximo passo é informar todos os colaboradores sobre a tecnologia que será implementada e como ela reagirá em seu dia a dia.
Todos os canais de comunicação disponíveis dentro da empresa devem ser utilizados. As palestras são uma boa opção, pois permitem que as pessoas façam perguntas sobre novos cenários que estão por vir.
Utilize também o sistema Kanban online para construir quadros de aviso, envie jornais internos e e-mails para atingir o máximo de colaboradores. Seja o mais transparente e abrangente possível, evitando qualquer falha na comunicação.
4 — Revele os ganhos
É fundamental mostrar os benefícios a serem conquistados: diferenças na produtividade ou na melhoria da qualidade.
Com o uso de algumas ferramentas, os custos também podem ser reduzidos, mas todas as variáveis precisam ser avaliadas antes de afirmar esse benefício.
Além disso, não associe tecnologia com redução de mão de obra. No cenário atual, onde o desemprego é alto, essa correlação cria inseguranças para a equipe e cria um alto nível de resistência à mudança.
5 — Escolha seus auxiliares internos
Escolha, dentro de sua equipe, aqueles colaboradores que tenham mais facilidade para absorver novas tecnologias. Pense neles como parceiros ou usuários-chave que ajudam você a se dar bem com outros funcionários.
Esses parceiros atuarão como facilitadores de comunicação, conscientização e adaptação em toda a empresa.
6 — Realize treinamentos com foco nas ferramentas de organização
Fornecer treinamento específico para todos os colaboradores que irão interagir de forma efetiva com as novas ferramentas, tanto de gestão operacional quanto técnica é fundamental.
Alguns usuários recebem apenas treinamento operacional básico, mas outros devem ter uma sólida compreensão do novo ambiente.
7 —Ofereça suporte aos usuários das ferramentas de organização
Os investimentos em tecnologia já englobam a oferta de capacitação aos colaboradores. Assim, é possível iniciar imediatamente treinamentos para que eles se adaptem às alterações dos procedimentos externos e internos da empresa.
Geralmente o suporte não exige muito tempo ou investimentos, desde que as pessoas queiram aprender a usar os novos sistemas e logo estarão trabalhando de forma ágil e eficiente.
Conclusão
Como discutimos ao longo deste artigo, integrar tecnologias ao ambiente de trabalho exige cuidados. A empresa precisa estar preparada para evitar cenários de risco e garantir que a solução tenha uma boa performance em médio e longo prazo.
Esperamos que nossas dicas ajudem a iniciar bons processos de melhoria na sua empresa!
Esse artigo foi produzido pela Equipe Sensio. Para mais informações como essa, acesse nosso site.
Até a próxima!