Você sabia que a automatização de processos organizacionais por ser uma peça-chave para otimizar tempo e facilitar o trabalho da sua organização, independentemente do tamanho? Essa metodologia consiste na utilização da tecnologia como aliada durante a realização de atividades, que antes eram feitas de maneira estritamente manual.
Porém, existe uma associação errônea que a automatização de processos organizacionais tem como objetivo substituir a mão de obra humana. Na verdade, ela surgiu com a finalidade de auxiliar as atividades cotidianas.
As vantagens em implementar a automatização de processos organizacionais são inúmeras. Por exemplo, pense em quantas atividades da sua organização podem ser automatizadas. Às vezes, a simples coleta e armazenamento de dados implica em uma grande mudança na gestão organizacional do seu negócio.
Contar com a automatização pode trazer resultados incríveis, certo? Mas, para que a sua implementação seja realizada de forma estruturada, é preciso levar em consideração algumas características da sua empresa. Continue a leitura e aprenda a colocá-la em prática e otimizar os processos do dia a dia.
Automatização de processos organizacionais na prática: como fazer
Como citamos acima, implementar a automatização de processos organizacionais compreende separar as demandas que devem ser automatizadas daquelas que devem ser realizadas por mão de obra humana. Porém, para que essa segmentação ocorra da forma correta é necessário levar alguns fatores em consideração, são esses:
Defina as necessidades do seu negócio
Se você não souber quais são os processos que necessitam de ajustes em seu negócio, nada poderá ser feito. Portanto, antes de tomar qualquer decisão, reúna sua equipe e aponte quais processos devem permanecer manuais e quais devem passar pelo processo de automatização.
Se você é uma empresa B2B (Business to business), por exemplo, deve contar com relatórios de estoque bem específicos, com dados e informações relevantes para o seu segmento, entre eles estão a quantidade de produtos em estoque, dados de reposição, prazos de entrega, entre outros.
Parece simples (e é!), mas muitas empresas que deixam essas informações isoladas, acabam se perdendo com o tempo. E, quando reunidas da forma correta, podem mudar a forma como uma organização vende e compra.
Dessa maneira, não deixe de entender o fluxo de trabalho de sua empresa. A partir disso será muito mais fácil identificar quais são os fluxos de gargalos produtivos e como isso impacta no resultado final.
Encontre a melhor solução para a sua estratégia
Sabemos que realizar um planejamento estratégico é fundamental para qualquer empresa, entretanto, cada organização necessita de uma solução diferente, por isso o ideal é que juntamente com o seu time você encontre a solução ideal de acordo com a necessidade do seu negócio. Colocar isso em prática também é uma tarefa simples: basta identificar as prioridades, definir a atuação no mercado e, por fim, entender o nível de qualidade dos serviços ou produtos oferecidos.
Ofereça treinamentos à sua equipe
No ambiente corporativo é comum que profissionais que trabalham com processos manuais estranhem o primeiro contato com a automatização de processos organizacionais. Que tal oferecer treinamentos para esse time?
Sabemos que automatizar um ou mais processos requer tempo e boa comunicação para garantir que tudo saia conforme o previsto.
Portanto, durante o treinamento, leve em consideração quaisquer dúvidas da sua equipe, assim você terá certeza de que esses profissionais se sentirão seguros diante das mudanças internas.
Monitore os resultados com frequência
A evolução digital não para, por isso não estranhe se surgir a necessidade de mudar ou implementar alguma técnica que ajude a incorporar a automatização de processos organizacionais em seu negócio.
Essa ação pode ser feita através do monitoramento dos resultados. Por fim, não deixe de definir as métricas e acompanhar os resultados ao longo de todo o processo de implementação.
Vantagens da automatização de processos organizacionais
Se você ainda está em dúvida sobre implementar ou não a automatização de processos organizacionais em sua empresa, vai aí uma das principais motivações: a facilidade do acesso à informação.
Essa técnica permite que todos os colaboradores da sua organização acessem dados e informações relevantes em tempo real, isso pode ajudar a aumentar o poder competitivo no mercado.
Além dessa vantagem, investir na automatização de processos organizacionais pode ajudar a:
- Reduzir custos
- Oferecer uma gestão mais segura e eficaz
- Otimizar o tempo
- Impulsionar a produtividade
- Padronizar tarefas
- Aumentar a interação
- Facilitar a definição de prioridades
- Realizar a integração com sistemas
Além de facilitar o aperfeiçoamento de procedimentos, essas vantagens podem aumentar a agilidade no atendimento da sua organização.
Automatização de processos na era dos dados
Como você pôde perceber ao longo da leitura, investir na automatização de processos organizacionais pode melhorar continuamente o seu negócio, já que torna mais fácil encontrar possíveis falhas, corrigi-las de forma pontual e mensurar os resultados.
Mas, uma coisa é certa: não há como implementar processos automáticos se não existir uma análise de dados eficiente.
Por isso, ao implementar a automatização, certifique-se de que o uso dos dados está atrelado à sua tomada de decisões. Assim, ao implementar a cultura Data Driven, você poderá ampliar as possibilidades de negócio em sua organização, tudo isso de maneira inteligente.
Gostou do conteúdo? Esperamos que você consiga aplicar a automatização dos processos organizacionais em seu negócio para torná-lo uma potência em inteligência competitiva no mercado. Até breve!