Seus funcionários precisam ir a um evento ou país para representar sua empresa? Pois bem, tirando o lazer, praticamente todas as despesas de viagens corporativas são cobertas pela empresa. Afinal, o colaborador está indo lá com um objetivo profissional.
Mas como fazer para que os gastos não atrapalhem as contas da organização? Pensando em te ajudar, veja a seguir como organizar os gastos para que as viagens corporativas não pesem no orçamento da empresa!
1 – Compre passagens com antecedência
O planejamento começa com a compra das passagens. Quanto mais cedo pesquisar, melhores condições vai conseguir. Afinal, os valores vão aumentando quando a data de viagem desejada se aproxima.
Geralmente, as viagens corporativas são mais planejadas do que as pessoais. Elas exigem uma série de preparos, por exemplo, os seguintes:
- Quantidade de passagens;
- Reserva do hotel;
- Refeições para o colaborador;
- Transporte;
- Entre outros fatores.
Portanto, veja quantos funcionários vão nas próximas viagens e compre as passagens o quanto antes. Caso haja algum problema, é melhor trocar o viajante do que comprar a passagem em cima da hora.
2 – Defina uma política de viagens
A política de viagens é um conjunto de orientações e medidas que definem como a viagem será realizada. Isso inclui regras e objetivos para que o foco da viagem não se perca.
Compra de passagens, gastos com alimentação, hotéis, código de conduta, política de aprovação de investimentos, custos e despesas, formulário de prestação de contas e regimento interno são alguns fatores que não podem faltar nessa política.
3 – Faça um plano para a viagem em si
O funcionário precisa saber quais os objetivos e os principais eventos da viagem. Se ele for em uma feira e houver duas palestras ao mesmo tempo, qual deve priorizar? Com quem precisa falar? Quais informações ele precisa captar? Quais acordos deve fechar?
Outro fator é o deslocamento. Em locais onde o aeroporto é distante, o custo com táxi e Uber é altíssimo. Ao mesmo tempo, há ônibus corporativos com um preço mais em conta e que proporcionam conforto. O trajeto do hotel até o evento também é importante.
Quanto mais brifado seu funcionário for, mais fácil será para ele se virar durante a viagem. Ao mesmo tempo, os custos serão bem menores, já que o risco de imprevistos e problemas cai consideravelmente.
4 – Pense no custo-benefício
A empresa pode não oferecer o hotel cinco estrelas, mas também não deve pagar um local que não ofereça o conforto adequado ao seu funcionário. Lembre-se de que o colaborador é o seu primeiro cliente.
Portanto, deixá-lo satisfeito é também uma forma de mostrar que seu negócio deseja oferecer o melhor ao público.
5 – Tenha seguro para acidentes e doenças
Empresas que oferecem plano de saúde podem até achar que não há necessidade de contratar um seguro-viagem. Contudo, uma perda de mala pela companhia aérea pode acarretar grandes prejuízos para a empresa.
Se a viagem for internacional, então, é essencial que a empresa ofereça um seguro-saúde completo.
Na Europa, por exemplo, os países que assinaram o Tratado de Schengen exigem que o viajante tenha um seguro a partir de 30 mil euros ou o equivalente em dólares para acidentes, enfermidades e repatriação.
Converse com a seguradora para obter um bom desconto, já que a compra provavelmente será alta.
6 – Crie um teto de gastos
É importante que haja um teto de gastos com alimentação e transporte para que não haja problemas no caixa. Ao mesmo tempo, ele precisa ser realista: algumas cidades vão exigir transporte individual e seu funcionário precisará contatá-lo para chegar a tempo.
Por isso, o planejamento da viagem em si é tão importante: para que seja possível estabelecer um teto de gastos com margem de segurança.
7 – Oriente a levar somente o necessário
Organizar uma bagagem depende da quantidade de dias de viagem, claro. Contudo, quando o objetivo é corporativo, a mala deve ser mais enxuta.
Oriente seu funcionário a resumir o que é necessário em uma mala e uma mochila (que poderá ser levada com ele dentro do avião). Isso também evita o pagamento de taxas.