Entenda como a digitalização empresarial é importante para o crescimento de uma empresa.
Quanto mais modernizado o mundo fica, mais formas de lidar com nosso entorno surgem. Principalmente enquanto vida real e virtual vão se tornando uma só. No mundo dos negócios não é diferente e a digitalização empresarial já é uma realidade para muitos.
Nesse artigo você entenderá o que é a digitalização empresarial e quais são os primeiros passos para deixar o empreendimento mais moderno e automatizado. Além disso, conheceremos alguns benefícios que fazem toda a diferença para se manter no mercado.
O que é a digitalização empresarial: transforme seu negócio
Na atualidade em que vivemos, sabemos que todo empreendedor das menores às maiores empresas em algum momento já digitalizaram parte do seu negócio. Seja com um serviço via WhatsApp, um diário digital de contabilidade ou até o uso de aplicativos de gestão.
A digitalização empresarial não é nada mais que isso: usar a tecnologia para gerenciar o seu negócio. Onde aposentamos o papel, caneta e serviços manuais e abraçamos as inovações tecnológicas que tornam nossa rotina mais prática.
Dessa maneira, ter um entendimento do que há de novo no mercado pode ser a saída perfeita para economizar, expandir, automatizar e organizar um empreendimento a ponto de fazê-lo render até 6 vezes mais.
Como iniciar a digitalização empresarial na sua empresa
É prudente dizer que a digitalização empresarial é uma necessidade mas que acima de tudo precisa vir em menor ou maior grau a depender do seu tipo de negócio. Nesse sentido não há receita de bolo, mas vale a pena começar pelo mínimo:
Faça um levantamento dos documentos
A documentação, se bem organizada, é o motivo perfeito para começar com o pé direito. Além disso, todos os arquivos e documentações podem ser distribuídas para clientes e funcionários de maneira digital, sem gastos ou necessidade de um espaço físico.
Uma dica muito bacana de começar a digitalização empresarial é dividir em categorias como vendas, RH, diretoria, marketing e outros. Além disso, saiba separar os documentos que devem ser preservados e aqueles que já não servem mais para a empresa.
Priorize o que digitalizar
Novamente, devemos levar em consideração o contexto da empresa. Isso é: qual seu tamanho? Qual a quantidade de vendas? E de clientes? Quantos anos de atuação no mercado? Tudo isso gera uma gama de documentos e papelada.
Sendo assim, devemos pensar se queremos organizar a empresa digitalmente ou se já queremos atender clientes de forma digital. Se for a primeira opção, comece priorizando os itens do tópico anterior.
Já se for a segunda opção, você deve focar no que será entregue para o cliente. Afinal, você não precisa digitalizar documentos de cinco anos atrás, quando seu cliente precisa neste exato momento de uma forma de contato digital, como um site ou loja virtual.
Digitalize os documentos impressos
Quando pensamos em digitalização empresarial a premissa é justamente migrar tudo que é físico para o meio virtual. É interessante pegar tudo aquilo que for impresso e que não necessite de uma cópia física (como um contrato) e criar sua versão digital.
Mas desde já não se esqueça: busque padronizar o nome dos arquivos (isso irá te salvar no futuro), coloque o ano de criação e claro, deixe cada arquivo em sua categoria específica, como se cada uma delas fosse um setor da empresa.
Crie um política de acessibilidade aos documentos
Embora a virtualização das coisas tenha trazido muitos impactos positivos para todos, o roubo de dados é sim uma realidade e é necessário proteger seus dados tanto de ataques externos (como malwares) quanto internos, quando pessoas mal intencionadas possuem acesso a dados sensíveis.
Dessa maneira, vale contratar um profissional da TI e definir quem deve ter acesso a quais pastas (hierarquia) e se é possível criar uma rede de pastas onde pessoas autorizadas podem acessar o mesmo arquivo mesmo estando em computadores diferentes.
Tenha um plano de gerenciamento de documentos
As empresas que estão a longos anos no mercado e dentro do processo de digitalização empresarial possuem um enorme problema a respeito da gestão de documentos. Como por exemplo muitas pastas desnecessárias, documentos antigos e desorganização.
Dessa forma, comece desde já criando um fluxo que garanta a organização máxima dos arquivos por setor, por data e até mesmo um arquivo morto, onde são despejados documentos que não são utilizados há bastante tempo, mas que podem ser recuperados.
Digitalização empresarial: 3 principais benefícios
Pronto. Você já sabe por onde começar, embora ainda exista um longo caminho para a completa digitalização empresarial. Mas, em um futuro próximo você verá que as dificuldades de adaptação são bem menores que os benefícios. Que inclusive são:
01- Aumento da flexibilidade no trabalho
Imagine só: você precisa do contrato de um ex-cliente que quer fazer negócios novamente. Imagine ter que buscar por esse documento em um gabinete físico com dezenas de outros contratos? No virtual isso não existe, basta pesquisar pelo cliente em seus arquivos.
É este o maior benefício da digitalização empresarial, quando conseguimos poupar tempo e muito trabalho com apenas o clique de alguns botões.
02- Otimização de tarefas
A otimização de tarefas é o principal motivo pelo qual as empresas fazem a digitalização empresarial. Com os recursos certos podemos automatizar um leque de atividades rotineiras para serem feitas sem precisar de uma equipe multidisciplinar.
Exemplo disso é o Google Analytics, uma poderosa ferramenta de gestão que é capaz até mesmo de definir em qual produto os clientes mais clicam na sua loja virtual. O programa permite até mesmo dizer o que pode ser melhorado em um site caso você tenha.
03- Otimização da força de trabalho
Existem milhões de soluções digitais que podem fazer o trabalho duro por você mesmo. Como responder automaticamente dúvidas de clientes, efetuar o pagamento de produtos que eles compraram e até enviar uma mensagem para o cliente que não voltou mais.
A otimização da força de trabalho é o motivo pelo qual as empresas conseguem economizar e ainda efetuar um serviço de extrema qualidade com poucos funcionários.
Conclusão
A digitalização é uma realidade há muitos anos. E, embora parte de uma empresa atue com processos virtuais, ela pode muito mais que isso, com soluções digitais que permitem a boa gestão do negócio e o maior alcance de clientes. Tudo de forma prática e otimizada.