As ferramentas de gestão de clínicas e consultórios permitem que os profissionais tenham mais produtividade, ao mesmo tempo que a satisfação dos pacientes aumenta consideravelmente.
Diferente do que muitos imaginam, o conceito de gestão não é sinônimo do conceito de administração.
Enquanto a administração é mais focada em processos, a gestão vai além do lado técnico de um planejamento estratégico e precisa pensar em todos os processos do negócio.
Ou seja, quando falamos de gestão, estamos falando de um conceito mais completo do que o administrativo, e para realizá-la com excelência, é necessário contar com as ferramentas certas.
Continue a leitura e descubra quais são elas!
Conheça as principais ferramentas de gestão de clínicas e consultórios
Segundo a demografia médica de 2020 do CFM, o mercado médico fica mais concorrido a cada ano, principalmente para os empreendedores, que possuem sua própria clínica ou consultório.
“O principal local de trabalho privado referido pelos médicos é o consultório particular, com 47,6% de frequência. Ou seja, quase metade dos médicos no Brasil mantém consultório individual ou divide o espaço com colegas.”
Para se destacar nesse segmento tão concorrido, é fundamental que você conte com pelo menos estas 7 ferramentas de gestão.
1. Fluxo de caixa
O fluxo de caixa registra todas as movimentações financeiras de um negócio. Por meio dele, você consegue ter uma visualização diária, semanal ou mensal do seu fluxo financeiro.
Ao registrar todo o dinheiro que entra, como atendimentos, exames, procedimentos, e todo o dinheiro que sai, como contas de energia e aluguel, você consegue entender sua saúde financeira.
A verdade é que muitos administradores e médicos não conseguem dizer qual é o saldo atual do caixa, ou o porquê da conta estar no vermelho no final do mês.
Esse é um risco fatal que pode colocar toda a sua operação em risco. Nesse sentido, o fluxo de caixa é uma ferramenta imprescindível para quem quer ter o caixa sempre no azul e evitar crises financeiras.
O ideal é que seu fluxo de caixa esteja disponível dentro de um módulo financeiro de um software médico, porque assim todas as informações financeiras da sua empresa ficam centralizadas.
Caso ainda não tenha um sistema, você pode usar uma solução temporária como uma planilha de fluxo de caixa.
2. Agenda médica e agendamento online
Pense na sua agenda atual: você consegue bater o olho e entender rapidamente como será sua semana?
Se a resposta é não, é hora de mudar sua ferramenta. A agenda médica organiza os principais ativos da sua clínica, ou seja, sua principal fonte de renda (as consultas).
Por isso, é essencial que ela esteja sempre organizada, seja fácil de manusear e não permita rasuras ou mal-entendidos, porque esse cenário pode prejudicar toda sua operação.
Pensando nesses critérios, recomendamos que você tenha uma agenda médica online, assim, você pode personalizá-la de acordo com as necessidades da sua clínica.
Outro diferencial que te afasta dos concorrentes é o agendamento online. Essa ferramenta de gestão permite que seus pacientes marquem consultas de qualquer lugar, a qualquer hora.
Essa praticidade garante que sua agenda estará sempre cheia, mesmo quando a clínica estiver fechada ou o profissional da recepção estiver de férias.
3. Prontuário eletrônico
O prontuário é o documento mais importante na Medicina. Afinal, ele contém o histórico do paciente e todos os dados necessários para a conclusão de um diagnóstico e tratamento.
Diferente de um prontuário de papel, que pode ser facilmente rasurado e acessado por pessoas não autorizadas, o prontuário eletrônico garante segurança de dados e mais inteligência clínica.
Como o prontuário eletrônico costuma ser armazenado na nuvem, apenas profissionais de saúde autorizados conseguem acessá-lo, e é possível olhar as informações de qualquer lugar.
Essas vantagens são importantíssimas para a gestão de qualquer clínica, uma vez que não é necessário reservar uma sala apenas para guardar arquivos de papéis.
Os estabelecimentos que ainda estão presos a prontuários de papel ou prontuários instalados, passam a impressão de um negócio que parou no tempo.
4. Controle de estoque
Como você controla quais materiais estão acabando, e quais precisam ser repostos? Essa gestão é feita em uma planilha?
Muitas clínicas ainda usam o controle de estoque manual, por meio de um registro feito em papel ou em uma planilha no Excel, o que exige muita atenção e cuidado por parte dos profissionais.
A maior desvantagem desse processo é que qualquer erro mínimo pode prejudicar imensamente o dia a dia da empresa.
Por exemplo, se um médico se esquecer de registrar que usou luvas descartáveis durante o dia, na semana seguinte, esse material pode estar em falta, e o fornecedor não conseguirá entrar na mesma hora.
Para evitar esse desconforto, considere ter um controle de estoque automatizado, como os que costumam estar presentes em sistemas médicos.
Ao registrar todas as entradas e saídas de materiais, ele sinaliza automaticamente quais precisam ser repostos, quais estão perto da validade, e assim por diante.
Uma ótima forma de facilitar sua gestão, não concorda?
5. Cadastro de pacientes
Na maior parte das clínicas e consultórios médicos, quem fica responsável por realizar o cadastro dos pacientes são recepcionistas e secretárias, seja na hora do agendamento, ou na recepção.
Antigamente, o cadastro era feito apenas em papel, o que resultava em pelo menos uma sala de arquivos para guardar todos os documentos do paciente.
Hoje em dia, os médicos e profissionais do secretariado sabem que é impossível cadastrar os pacientes no papel ou em sistemas instalados, devido ao alto volume de informações que a clínica recebe todos os dias.
A melhor solução para a área da saúde é contar com um sistema armazenado na nuvem, que integre o cadastro de pacientes com seus prontuários.
Dessa forma, os médicos conseguem ir do cadastro para o prontuário em apenas um clique, e ter todas as informações centralizadas, o que auxilia na etapa de diagnóstico.
6. Relatórios e gráficos automáticos
Como já comentamos, ter os dados da clínica reunidos em único local facilita imensamente a gestão, porque é possível realizar análises mais completas sem perder tempo coletando as informações.
Essa prática resulta em outra ferramenta importante: a geração de relatórios e gráficos automáticos.
Com os relatórios, você pode descobrir quantas faltas teve no mês, qual foi o convênio que mais trouxe pacientes, qual área da clínica traz mais gastos, entre outros resultados.
Ao transformar a análise de dados em um hábito do negócio, você vai deixar de se basear em “achismos” e tomar decisões baseadas em fatos reais.
Assim, você alcança uma vantagem competitiva que muitos médicos empreendedores ainda não possuem.
7. Software de gestão
Você notou que as principais ferramentas de gestão de clínicas e consultórios estão disponíveis em um software na nuvem?
Um software de gestão especializado na área da saúde consegue reunir todas as soluções que você precisa em uma grande ferramenta, que conta com todas essas funcionalidades.
Talvez você esteja pensando: tudo bem, mas eu não posso ter essas ferramentas divididas? Um software de gestão não é muito caro?
Sim, é possível ter essas ferramentas separadas, mas isso também significa ter as suas informações descentralizadas, uma prática que está se tornando extinta no mundo dos negócios.
Toda ferramenta de gestão é um investimento. Diferente de um simples gasto, que não vai trazer retorno para sua clínica, um investimento traz lucratividade a longo prazo.
Os negócios de sucesso como Netflix, Google, Facebook, Apple e Amazon têm um fator em comum: eles não veem apenas o presente, mas se preocupam em serem inovadores e olhar para o futuro.
Talvez um software de gestão seja um investimento alto no momento, mas ao automatizar os processos da clínica, você terá mais tempo para focar em outras atividades e trazer mais resultados.
Viu como as ferramentas de gestão de clínicas e consultórios podem trazer benefícios para a sua rotina?
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