Alcançar a excelência na gestão da clínica envolve diferentes fatores que vão desde a centralização das informações, até as facilidades oferecidas aos pacientes que geram a fidelização.
Embora seja essencial para o sucesso de todos os negócios, muitos médicos possuem dificuldades na hora de realizar uma boa gestão.
Isso porque as faculdades de Medicina, apesar de serem completas no que diz respeito ao cuidado com os pacientes, não abrangem matérias como empreendedorismo, gestão financeira e marketing médico.
Neste artigo, você vai conferir 5 passos para alcançar a excelência na gestão da clínica e alavancar mais os seus resultados.
Continue a leitura!
5 passos para alcançar a excelência na gestão da clínica
Para realizar uma boa gestão da clínica, é preciso centralizar suas informações, automatizar processos e armazenar suas informações em segurança com um prontuário eletrônico.
Além disso, é necessário cuidar da experiência dos pacientes com a sua clínica desde o momento do agendamento do atendimento até o pós-consulta.
Dessa forma, você garante fidelização, melhora a jornada do paciente, consegue tomar as melhores decisões e alcançar muito mais previsibilidade em seu negócio.
Confira agora em detalhes os 5 passos para alcançar a excelência na gestão da clínica:
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Anote todas as suas movimentações financeiras e controle seu estoque
Como você realiza o controle das finanças na sua clínica?
O primeiro passo para qualquer gestão é a organização das informações. Com elas, você consegue ganhar uma visão geral da situação do seu negócio e tomar as melhores decisões.
Vicente Falconi, professor e consultor em gestão, em seu livro O que importa é o resultado, destaca que “sem medição, não há gestão”.
Ao obter um bom controle financeiro na clínica, anotando todas as entradas e saídas em um sistema para clínicas, por exemplo, você alcança previsibilidade, reduz custos e alavanca seus resultados.
Outro ponto fundamental é o controle de estoque. É nele que se concentram os seus produtos, materiais e medicamentos e, por isso, é preciso atenção para não deixar nada vencer nem faltar.
Um sistema de gestão também te ajuda a automatizar o controle de estoque, sendo possível inserir facilmente os produtos, lotes, datas de entrada, quantidade e validade.
Com isso, você consegue adquirir uma excelente visão do andamento de sua clínica em poucos cliques. Uma ótima praticidade para seu dia a dia, não acha?
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Utilize um sistema para clínicas
Você ainda utiliza prontuários de papel na clínica? A recepcionista precisa olhar em diversas agendas para te passar como está sua semana? Suas informações são anotadas em diferentes planilhas?
Se você respondeu sim a alguma dessas perguntas, saiba que é possível otimizar todos esses processos e ter diversas outras vantagens com um software médico.
Desenvolvidos especialmente para profissionais da saúde, esses programas ajudam a digitalizar e centralizar a gestão da sua clínica e oferecem vantagens a você e seus pacientes.
Uma dessas vantagens é uma maior segurança dos dados com o uso do prontuário eletrônico.
Porém, é preciso ficar atento e conferir se o sistema segue todas as recomendações do CFM e da LGPD, garantindo que os dados de seus pacientes estejam armazenados na nuvem e em servidores seguros.
Um bom software possui diferentes níveis de acesso, ou seja, a recepção pode acessar a agenda e os cadastros dos pacientes, mas não pode acessar as informações sigilosas do prontuário.
Com um sistema, você também consegue melhorar a gestão da clínica com a geração de gráficos e relatórios automáticos sobre suas finanças.
Dessa maneira, você não precisa mais utilizar diferentes planilhas que podem gerar erros de visualização e preenchimento, além de impossibilitar a centralização das informações.
Outro destaque é a agenda médica online, que é muito mais eficiente do que as agendas de papel por permitir acessos simultâneos, informações sempre atualizadas e evitar erros como rasuras e ilegibilidade.
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Treine seus colaboradores
Para alcançar uma gestão de excelência na clínica, todos os colaboradores devem estar alinhados em torno desse propósito.
Por isso, incentive-os a buscarem conhecimento por meio de cursos e realize treinamentos internos para garantir que todos levem o melhor atendimento aos pacientes.
Essa é uma maneira de implementar uma boa gestão e entregar aos pacientes uma ótima experiência em todos os pontos de contato.
O que é importante para a jornada do paciente, já que a recepção, por exemplo, é o primeiro contato que as pessoas têm com a sua clínica.
Nesse ponto, vale destacar que a tecnologia pode melhorar a rotina de todos os profissionais para que eles fiquem mais focados e deixem tarefas mecânicas de lado.
Uma dessas tecnologias é o agendamento online. Com ele, seus pacientes conseguem marcar consultas a qualquer hora e de qualquer lugar, sem sequer precisar entrar em contato com a recepção.
Esse processo facilita muito a rotina da recepcionista, que poderá passar menos tempo ao telefone e mais tempo recepcionando aqueles que chegam à clínica.
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Ofereça facilidades aos pacientes
No contexto pós-digital em que vivemos, mais do que um bom atendimento médico, os pacientes procuram por praticidade.
Por isso, ao utilizar a tecnologia na clínica e contar com inovações do mercado, você não apenas dá um ótimo passo para alcançar a excelência na gestão da clínica como fideliza mais seus pacientes.
Ao oferecer diferentes meios de pagamento na clínica, como cartões de crédito, PIX e pagamento online, você aumenta o poder de compra dos pacientes, evita a inadimplência e alcança mais controle financeiro.
Outra ferramenta que pode ajudar é a realização de atendimentos a distância com a Teleconsulta. Com ela, é possível atender pacientes com segurança e de qualquer lugar do mundo.
Assim, além de facilitar o acesso à saúde, você garante que prestará um atendimento ágil a seus pacientes mesmo se estiver fora da clínica.
O envio de lembretes de consulta também auxilia a gestão. Eles podem ser enviados de forma automática via SMS e e-mail e as pessoas respondem se irão ou não comparecer à consulta.
Os lembretes evitam faltas por esquecimento e facilitam os encaixes daqueles que estão aguardando um horário, deixando sua agenda médica sempre cheia.
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Elabore boas estratégias de marketing
Você já possui presença online? Como costuma divulgar sua clínica? Como mantém contato no pós-consulta com seus pacientes?
Um bom marketing é essencial para todos os tipos de negócios, pois com ele é possível alavancar os resultados e garantir que cheguem novos pacientes de forma constante na clínica.
Atualmente, com toda a revolução digital, dificilmente alguém pega um catálogo para escolher um médico e boa parte dessas pesquisas ocorre online.
Você, assim como a maioria das pessoas, já pesquisou no Google por algum produto ou serviço, não é mesmo?
Seus pacientes também fazem isso e, por esse motivo, ter uma presença online é um dos pilares para um bom marketing da clínica.
Ao utilizar o marketing de conteúdo em suas redes sociais, você se estabelece como uma autoridade em sua área de atuação e divulga seus serviços.
Para isso, é necessário ficar atento às normas do CFM sobre a Publicidade Médica e estabelecer uma produção de conteúdo constante e adaptada à sua rotina.
O contato no pós-consulta é outro ponto fundamental para fidelizar pacientes e garantir que eles se lembrem de você mesmo sem um retorno marcado.
Com o objetivo de facilitá-lo, muitos profissionais de saúde estão optando pelo e-mail marketing, já que com ele é possível enviar comunicações personalizadas, automáticas e segmentadas.
Boas estratégias de marketing para sua clínica garantem uma agenda sempre cheia e pacientes cada vez mais satisfeitos.
Ao longo do conteúdo, você conferiu 5 passos para alcançar a excelência na gestão da clínica e alavancar ainda mais seus resultados.
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