Atividades de administração como gerenciamento de pessoal, controle de custos, estrutura física e gestão comercial devem ser cuidadosamente consideradas.
À medida que uma empresa em crescimento aumenta sua complexidade, o empreendedor, que antes gerenciava tudo sozinho, começa a perceber a necessidade de delegar tarefas, contratar mais funcionários e até mesmo ter outros parceiros.
Dentre essas atividades, a gestão financeira é uma tarefa que exige atenção especial.
Gestão financeira
A gestão financeira engloba todas as atividades administrativas relacionadas ao planejamento financeiro, execução, análise e controle das finanças de um pequeno negócio, visando obter o melhor resultado possível e maximizar o lucro.
Para realizar uma gestão financeira eficiente, é fundamental tomar uma decisão importante: que é saber o capital de giro da empresa e as despesas pessoais, ou seja crucial que haja uma organização que se compreenda qual é o dinheiro do negócio das finanças pessoais, como despesas familiares.
É bastante comum que pequenos empresários misturem as contas pessoais com as contas da empresa. Como o caixa que realiza pagamentos é o mesmo que recebe o dinheiro das vendas, é preciso ter cuidado para não transformá-lo em um único caixa que atenda tanto às necessidades da empresa quanto às pessoais.
As três frentes de ação da gestão:
A gestão do caixa no dia a dia: Inclui o controle das entradas e saídas de recursos financeiros, como vendas, prestação de serviços, pagamentos de fornecedores, salários, tributos, despesas e outras operações similares.
A gestão de investimentos: Ocorre quando uma empresa decide expandir, modernizar, abrir novas unidades, adquirir novas máquinas e equipamentos, e assim por diante.
A gestão de crises: Embora pouco comentada, é bastante comum e envolve a renegociação de prazos com clientes e fornecedores, bem como o gerenciamento de dívidas em instituições financeiras, protestos, negativações e ações de execução. Trata-se de uma área que requer habilidade na tomada de decisões difíceis em momentos desafiadores.
A seguir, serão listados alguns aspectos a serem observados e dicas para uma gestão financeira eficiente de cada um dos itens mencionados anteriormente:
Gestão financeira do caixa no dia a dia
Embora um pequeno negócio não seja uma versão em miniatura de uma grande empresa, é essencial que o empresário tenha conhecimento em diversas áreas da administração, são elas:
- Custos;
- Formação de preços;
- Recursos humanos;
- Marketing.
A gestão financeira demanda tempo, dedicação e conhecimento, e muitas vezes, os empresários de pequenos negócios não dedicam tempo para analisar as melhores soluções para seus problemas financeiros, como a falta de recursos para manter as contas em dia.
Além disso, é importante entender a diferença entre regime de competência e regime de caixa e ter cuidado para não confundir os termos e controles.
Na contabilidade, geralmente usamos o regime de competência para apurar as receitas, despesas, custos, lucro ou prejuízo da empresa. O Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) é baseado neste regime, onde os lançamentos devem ser reconhecidos no período em que ocorrem, independentemente de terem sido recebidos ou pagos.
De maneira simplificada, o resultado da empresa é obtido por meio da seguinte fórmula: Receitas (-) Custos (-) Despesas (-) Impostos = Resultado (Lucro ou Prejuízo).
Atenção!
Nem todo lançamento contábil está relacionada a uma transação financeira na empresa. Considere o exemplo a seguir:
Um pequeno empreendimento comercializa um produto por R$ 120,00, com a seguinte condição de pagamento: 3 parcelas de R$ 40,00 no cheque pré-datado (uma entrada mais 30 e 60 dias). A empresa emite a nota fiscal e realiza a entrega do produto.
Pronto! Do ponto de vista do regime de competência, ocorreu a venda e a receita de R$ 120,00 foi gerada. No entanto, do ponto de vista do caixa, apenas R$ 40,00 foram recebidos até o momento. O restante será recebido somente após 30 e 60 dias. O mesmo princípio se aplica às compras a prazo, aos impostos com recolhimento trimestral, etc.
Ao contrário do regime de competência, o regime de caixa registra as receitas e despesas no período em que são efetivamente recebidas ou pagas, independentemente do momento em que ocorrem. Por isso, é importante gerenciar as finanças sob o regime de caixa, ou seja, gerenciar o fluxo de caixa diariamente.
Ao falar sobre regime de caixa, é correto utilizar os termos “entradas” e “saídas” de recursos para caracterizar o fluxo financeiro, e “sobras” ou “faltas” de caixa para o resultado do período analisado.
Gestão de investimentos
Para que uma empresa cresça, se expanda, se modernize, se reestruture, abra filiais e aumente sua capacidade de produção, é necessário fazer investimentos.
Nesse momento, o empresário de um pequeno negócio pode ter dúvidas, como: devo ou não investir? Esse investimento trará o retorno que espero? Qual será o custo desse investimento? Como obter os recursos necessários? Devo investir em uma cooperativa de crédito ou ir direto em uma instituição financeira?
O primeiro passo é realizar um pequeno projeto de viabilidade do investimento.
Depois de concluir que o projeto é economicamente viável, surge a questão de como financiá-lo. É preciso ter cuidado para evitar um dos erros mais comuns na gestão financeira de uma empresa: investir com recursos próprios e acabar sem capital de giro.
Muitas vezes, os empresários usam as sobras de caixa para novos investimentos, o que não é um erro em si mesmo. No entanto, com o aumento dos negócios, cresce também a necessidade de capital de giro. Esse capital é fundamental para manter as contas em dia, ter poder de barganha com fornecedores e oferecer facilidades de pagamento aos clientes.
O problema é que, ao usar os recursos próprios, a empresa pode acabar sem capital de giro. Mesmo que a empresa tenha acesso a linhas de crédito para capital de giro junto a bancos ou cooperativas de crédito, isso pode ter um alto custo, pois as taxas de juros para capital de giro são mais elevadas do que aquelas destinadas às linhas de investimento.
No Brasil, existem diversas linhas de crédito para financiar os investimentos dos pequenos negócios, como o Cartão BNDES, o Finame (também do BNDES) e os Fundos Constitucionais. É importante pesquisar sobre as condições de cada linha e procurar uma instituição financeira operadora.
Para obter essas linhas de crédito com juros subsidiados, podem ser exigidas garantias reais (penhor, hipoteca, alienação) ou pessoais (aval e fiança). Se o empresário, seu pequeno negócio ou seus sócios não tiverem garantias suficientes, é possível conversar com o gerente sobre a possibilidade de utilizar um fundo de aval ou o apoio de uma sociedade de garantia de crédito (SGC).
É importante conhecer as opções de garantia de crédito para pequenos negócios e saber mais sobre esses sistemas de garantias complementares.
Gestão de crises
Infelizmente, muitas empresas encerram suas atividades devido a crises financeiras. Embora não exista uma fórmula mágica para superar essas dificuldades, alguns conselhos podem ser úteis. Porém, a aplicação desses conselhos exige disciplina, persistência, vontade de superação e muita ação.
O primeiro passo para enfrentar uma crise é identificar a origem das dificuldades financeiras. Muitas vezes, pensamos que é por causa das baixas receitas, mas os custos variáveis diretos e indiretos, as despesas operacionais e os gastos extraordinários também podem ser a causa. Por isso, é importante identificar claramente o problema.
O empresário deve priorizar o pagamento das dívidas com juros mais altos. Dessa forma, os gastos com juros diminuem ao longo do tempo. Caso não seja possível, é preciso negociar prazos mais longos com fornecedores e tentar renegociar linhas de crédito com taxa de juros mais adequados.
Também é possível buscar uma linha de crédito com juros mais baixos para quitar dívidas mais caras em outras instituições, mas é preciso ter cuidado para não usar o mesmo limite para se endividar novamente.
É fundamental reduzir custos e despesas, mas sem comprometer o padrão mínimo de operação condizente com o perfil da empresa.
Durante uma crise, é importantíssimo ter um controle rigoroso de todos os recursos que entram e saem da empresa. É recomendável fazer um fluxo de caixa diário ou semanal para identificar as prioridades financeiras e tomar medidas preventivas com antecedência.
Conclusão
A gestão financeira é um dos principais desafios enfrentados pelos pequenos negócios. Para superar as dificuldades financeiras, é necessário que os empreendedores tenham disciplina, persistência, vontade de superação e ação para identificar as causas dos problemas e tomar as medidas necessárias.
Algumas das principais medidas que os empreendedores podem adotar incluem a identificação clara dos problemas financeiros, o pagamento prioritário das dívidas mais caras, a renegociação de prazos e juros com fornecedores e instituições financeiras, a redução de custos e despesas sem comprometer a operação, e o controle rigoroso do fluxo de caixa.
Além disso, é importante que os empreendedores estejam atentos às diversas linhas de crédito disponíveis para financiar seus investimentos e buscar opções de garantia de crédito para pequenos negócios. Com essas medidas, é possível fazer a gestão financeira de forma eficiente e garantir a saúde financeira do negócio a longo prazo.
Esse artigo foi originalmente publicado pela equipe do site Finanças Guiada.