O objetivo das notas fiscais de venda é informar ao comprador os detalhes de pagamento de uma compra que fez e fornecer ao vendedor informações para seus registros contábeis, de acordo com os especialistas em gerenciamento de negócios.
A fatura pode incluir a data de vencimento, condições de pagamento e outras informações. Muitas pequenas empresas usam recibos informais e únicos, enquanto outras usam formulários numerados para manter registros mais organizados. Por isso é importante ter um sistema para emitir nota fiscal online, compreender a função de uma fatura ajuda você a criar documentos de cobrança que aumentam suas chances de ser pago em dia.
Solicitando crédito
Se você permitir que os clientes compram a crédito, peça ao cliente que preencha um formulário de crédito. Se você estiver solicitando uma conta comercial com um fornecedor, provavelmente precisará permitir que seu fornecedor verifique seu histórico de crédito, extrato bancário mais recente ou outro documento financeiro.
Alguns pequenos fornecedores, como gráficas familiares ou empresas independentes de serviços, podem permitir que você compre a crédito se fornecer várias referências de outros fornecedores que fazem negócios com você.
Se você estiver criando uma fatura de vendas, inclua as seguintes informações no documento:
- O nome da sua empresa;
- Data da fatura;
- Número da fatura;
- Comprador;
- Descrição do produto ou serviço;
- Preço unitário;
- Número de unidades compradas;
- Valor total devido;
- Data de vencimento;
- Condições de pagamento (15 ou 30 dias, por exemplo);
- Condições de pagamento antecipado e atrasado.
Mantenha uma cópia para seus registros e inclua a fatura com sua remessa ou com as mercadorias ao entregá-las. Você também pode enviar faturas por e-mail para seus clientes. Se você enviar uma fatura eletrônica, verifique se ela foi recebida se esta for uma fatura importante para sua empresa.
Faturas eletrônicas
A invenção dos computadores trouxe a próxima grande mudança no faturamento. Essa revolução foi desencadeada pelo desejo de reduzir custos e mão de obra tradicionais. A faturação tornou-se mais barata, fácil e rápida com as faturas eletrónicas.
Faturas online
O advento da internet levou a formas melhores, mais seguras e mais verdes de se comunicar com os clientes. As faturas online não precisam de papel, pois as faturas são enviadas por e-mail e os pagamentos são feitos online.
Oferecendo condições de pagamento
Quanto mais importante um cliente, melhores condições de pagamento você pode querer oferecer. Uma grande empresa financeiramente estável pode não precisar de mais de 10 dias para pagar suas contas.
Uma pequena empresa com um contador que vem uma vez por semana pode precisar de 30 dias. Uma empresa que usa seu produto para fazer seu produto para venda posterior pode querer mais tempo para pagar.
Os números das notas fiscais são importantes
Se você emitir várias faturas, use um sistema de numeração que permite pesquisar faturas específicas rapidamente. Se você usa um sistema de fatura em papel, colocar faturas em uma pasta por ordem de fatura pode ajudá-lo a encontrar rapidamente uma fatura necessária.
Se uma empresa ligar e não tiver o número da fatura, procure a fatura pelo nome da empresa. Se você usa um programa de planilha para suas faturas, pode fazer uma pesquisa rápida pelo nome da empresa ou número da fatura.