A era digital trouxe inúmeras conveniências para o mundo empresarial, e uma das mais notáveis é a capacidade de realizar a assinatura de contrato digital.
Já se foram os dias em que você tinha que imprimir um documento, assiná-lo manualmente e, em seguida, digitalizá-lo ou enviá-lo por correio.
Mas como exatamente você pode fazer uma assinatura digital em um contrato de forma segura e legalmente válida?
Este artigo tem como objetivo desmistificar o processo e fornecer um guia passo a passo para ajudá-lo a fazer isso de forma eficaz e segura.
Por que utilizar assinaturas digitais?
Em um mundo cada vez mais conectado, a busca por eficiência e segurança nos processos é crucial.
E é aqui que as assinaturas digitais entram, oferecendo uma série de vantagens que vão muito além da simples comodidade, como:
Economia de tempo
O primeiro e mais óbvio benefício é a economia de tempo. Não há necessidade de imprimir, assinar manualmente, digitalizar e, em seguida, enviar um documento.
Com alguns cliques, você pode assinar um contrato digitalmente e enviá-lo imediatamente, economizando tempo valioso para ambas as partes envolvidas.
Segurança
As assinaturas digitais são criptografadas e vinculadas de forma única ao signatário, fornecendo um nível de segurança muito mais alto do que uma assinatura manuscrita.
Elas também oferecem uma trilha de auditoria, permitindo rastrear quem assinou o documento, quando e onde.
Redução de custos
Eliminando a necessidade de impressão e transporte de documentos, as assinaturas digitais também contribuem para uma significativa redução de custos.
Isso é particularmente benéfico para pequenas empresas e freelancers, onde cada economia conta.
Sustentabilidade
Ao reduzir a necessidade de papel, tinta e transporte, a assinatura digital é uma escolha mais sustentável e ecologicamente responsável. Portanto, além de ser bom para os negócios, é bom para o planeta.
Conveniência
Imagine poder assinar um contrato importante enquanto está fora do escritório ou mesmo em um país diferente.
A assinatura digital oferece a liberdade de fazer negócios em qualquer lugar e a qualquer hora, desde que você tenha uma conexão limpa e eficiente com a internet.
Validade legal
Contrário ao que muitos pensam, a assinatura digital tem validade legal em muitos países e é aceita em diversos tipos de transações, desde contratos de venda até acordos legais complexos.
Passo a passo para a assinatura de contrato digital
O processo de assinar um contrato digitalmente pode parecer intimidante para aqueles que nunca o fizeram antes, mas na verdade é bastante simples e seguro.
Abaixo, segue um guia passo a passo para facilitar ainda mais esse processo.
Preparativos
- Antes de mais nada, é crucial ter um certificado digital válido, que será usado para validar sua assinatura.
- Certifique-se de ler e entender todas as cláusulas do contrato que você irá assinar.
Escolha da plataforma
- Pesquise e escolha uma plataforma de assinatura digital. Escolha uma que atenda às suas necessidades em termos de segurança, facilidade de uso e custo.
Carregando o documento
- Acesse o site ou o aplicativo da plataforma e faça login com suas credenciais.
- Utilize a opção de upload para carregar o contrato que será assinado.
Realizando a assinatura
- Role pelo documento até encontrar o campo onde sua assinatura é necessária.
- Clique no campo de assinar e siga as instruções na tela. Geralmente, você terá que inserir um PIN ou senha associada ao seu certificado digital.
Verificando a assinatura
- Confirme a assinatura: uma vez assinado, o documento geralmente mostrará uma marca ou selo indicando que a assinatura foi feita e é válida.
- Você terá a opção de salvar o documento assinado no seu dispositivo ou enviá-lo diretamente através da plataforma.
Cuidados a tomar
Ao adotar assinaturas digitais, é fundamental tomar algumas precauções para garantir a segurança e a validade de todo o processo.
Certifique-se de usar um certificado digital confiável e de uma fonte certificada. Leia o contrato cuidadosamente antes de assiná-lo e considere consultar um advogado.
Escolha uma plataforma de assinatura digital que seja segura e legalmente reconhecida. Mantenha seu dispositivo protegido com medidas de segurança robustas e guarde registros de todo o processo de assinatura para futuras referências ou auditorias.
Contratar uma empresa especializada
Contratar uma empresa especializada em gestão de contratos pode ser uma escolha inteligente para qualquer organização.
Isso não só libera tempo e recursos para focar em tarefas mais centrais, como também oferece um nível de expertise que pode melhorar a eficiência e a conformidade legal.
Além disso, muitas dessas empresas usam tecnologias avançadas para garantir que os contratos sejam seguros e fáceis de gerir, oferecendo soluções customizáveis para atender às necessidades específicas da sua empresa.
Conclusão
Por fim, em um mundo cada vez mais digitalizado, a assinatura de contratos digitais tornou-se uma ferramenta essencial para eficiência, segurança e conformidade legal em negócios e transações pessoais.
A possibilidade de assinar um contrato de qualquer lugar, com validade jurídica, não só acelera os processos mas também reduz custos operacionais.
Esse avanço tecnológico traz inúmeros benefícios, mas deve ser abordado com cuidado e consideração para maximizar suas vantagens enquanto se minimizam os riscos da melhor maneira possível.