Mesmo com toda evolução do mercado digital e das ferramentas disponíveis para facilitar as demandas do mundo corporativo, ainda é possível encontrar empresas hesitam adotar recursos tecnológicos para administrar melhor suas tarefas – especialmente no setor financeiro. Para isso, é possível apostar em tecnologia nas tarefas de contas a pagar.
Apesar de compreensível em alguns quesitos, isso é uma pena! Dizemos isso porque hoje a tecnologia é como uma solução para potencializar procedimentos e gerar resultados mais rápidos ao mesmo tempo que otimiza a saúde financeira da instituição.
Ao longo da pandemia, todos nós tivemos experiências que comprovam a seguinte afirmação: utilizar a tecnologia não é mais uma opção, mas sim uma necessidade.
Suas facilidades tornaram-se aliadas na gestão de qualquer segmento, transformaram os processos engessados e burocráticos em tarefas simples e remotas, além de ainda conduzirem líderes e diretores nas melhorias necessárias para a gestão dos recursos financeiros – como, por exemplo, na responsabilidade de conciliação do contas a pagar.
Alavancar a estratégia de qualquer negócio é algo extremamente desafiador, mas torna-se alcançável com recursos tecnológicos.
Pensando nesse assunto, temos um conteúdo inteiro sobre como a tecnologia pode ajudar na gestão financeira, especialmente na área de contas a pagar.
Por quais motivos é preciso utilizar a tecnologia nas tarefas de contas a pagar?
Por tudo que já falamos acima, é bem evidente que os tempos mudaram e que essa mudança foi até intensificada de 2020 pra cá.
Hoje, devido ao grande fluxo de informações presentes no setor de contas a pagar, os gestores precisam utilizar algumas ferramentas tecnológicas que podem facilitar sua rotina consideravelmente.
Quer ver como? Confira só algumas das principais vantagens:
Possibilidade de centralizar todas as informações financeiras
Uma tecnologia voltada para a gestão de contas a pagar disponibiliza informação para todos os que estão envolvidos nessa tarefa, de forma que todos tenham acesso aos dados registrados e os processos sejam automatizados.
Além disso, uma tecnologia dessa consegue proporcionar muito mais qualidade de vida a equipe em questão, porque facilita toda a gestão e permite que as tarefas da rotina seja mais rápidas, mais simples e sem nenhum tipo de dor de cabeça.
Entradas e saídas automatizadas em tecnologia nas tarefas de contas a pagar
Uma das grandes responsabilidades dos gestores da equipe de contas a pagar acabam tendo é o fato de ter que manter o controle no registro de informações reais e seguras de todas as entradas e saídas da empresa.
Isso é necessário, porque todas as decisões que são tomadas em prol do crescimento do negócio tem base nessas informações.
Quando uma empresa se limita a controlar tais dados manualmente, não consegue garantir que suas decisões serão tomadas a partir de dados 100% seguros.
Portanto, podemos ver que uma ferramenta de tecnologia para contas a pagar pode também evitar grandes prejuízos financeiros.
Acompanhamento das movimentações do setor em tempo real
É muito melhor quando os gestores de contas a pagar conseguem acompanhar informações de movimentações financeiras (entrada e saída) em tempo real, porque desse modo também podem contribuir com outros departamentos, afinal, serão os primeiros a identificar possíveis oportunidades de investimentos.
Logo, contar com uma tecnologia desse tipo vai ser fundamental para previsões automáticas que promovem análise das principais necessidades da empresa – além de evitar que terceiros possam causar prejuízos à empresa.
E o que sua empresa pode fazer para utilizar a tecnologia na gestão de contas a pagar?
Existem algumas ações no dia a dia do setor de contas a pagar que podem ser automatizadas com um sistema de tecnologia – por exemplo: organização do fluxo de caixa e conciliação bancária para pagar todas as contas sem atraso.
No caso do fluxo de caixa da empresa, esse software ajuda ter todas as informações financeiras organizadas e também otimiza as análises.
A partir de todas as informações que o time de contas a pagar consegue obter, melhor será o controle do fluxo diário.
Outra vantagem dessa tecnologia é conseguir interpretar todas as variáveis e trabalhar com as informações que mais fazem sentido para projetar o que for necessário aos gestores e diretores.
Já a conciliação bancária permite que, ao invés de vários colaboradores dependam de planilhas e tarefas manuais para ter certeza que todo dinheiro de entrada nas contas da empresa estão corretos e que todas as contas a pagar estão em dia, a tecnologia consegue consolidar tudo em um único portal, conciliando as demandas de forma 100% automatizada.
Vamos combinar que é muito melhor ter clareza dos recebíveis e conduzir uma gestão de forma segura e descomplicada, não é? Tudo fica bem mais confiável.
Sem falar que, ao utilizar a tecnologia na conciliação de contas a pagar, as informações sobre os cartões da empresa são centralizadas e disponibilizadas em um único lugar, tornando-se desnecessário ter que conferir várias contas de diferentes operadoras ou consultar documentos em arquivos sem fim.
Há um histórico e acompanhamento instantâneo, quebrando todas as inconsistências ou falhas poderiam ser facilmente encontradas no que é feito manualmente.
Onde encontrar a solução tecnológica para a sua gestão de contas a pagar?
Depois de tanta informação, não tem motivos para que sua empresa não comece a buscar ferramentas tecnológicas para sua gestão de contas a pagar.
A Portão 3, por exemplo, é um dos sistemas que você pode utilizar para potencializar esse quadro operacional.
A conciliação acaba sendo feita de maneira descomplicada. Em questão de poucas horas será possível conferir tudo e ainda irá sobrar um tempo para focar em ações de redução de custos que estão provocando perdas financeiras.
No sistema da Portao 3, você e sua equipe podem fazer uma auditoria dos dados para visualizar tudo de maneira simplificada. Com isso, a possibilidade de erros também diminui e “ganha-se” melhor eficiência
O conciliador de contas a pagar é uma solução de inteligência financeira, que é capaz de fazer a conciliação de todas as demandas do contas a pagar de maneira automatizada e mil vezes mais prática.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Portão 3.